A folyamatok teremtik meg azokat a vállalati eredményeket, amelyek a vevőkhöz eljutnak. A folyamatok célirányos tevékenységek láncolata, amelyeknek mérhető a teljesítménye, költsége. Az általuk előállított termékeknek, illetve szolgáltatásoknak meghatározott minősége, mennyisége és átfutási ideje van. Amennyiben a folyamatok során kevesebb tevékenységet kell elvégezni, rövidebb idő alatt, miközben a megfelelő minőséget tartani tudjuk, annál hatékonyabban tudjuk működtetni a vállalatot.
A folyamatok átalakítása alapvetően kétféle módon történhet:
Átszervezéssel – ami radikális, alapvető változásokat hoz a vállalkozásba. Általában válsághelyzetekben, illetve radikális változás – pl. tulajdonosváltás – esetén alkalmazzák. Gyakran külső tanácsadókat vesznek igénybe. Az ilyen projektek befejezését követően fennáll annak a veszélye, hogy a szervezet nem megfelelően működteti az új folyamatokat és végül visszaállnak a régi megoldásokra.
A folyamat optimalizálás során a meglévő folyamatok gyenge pontjait, hibáit számolják fel, illetve igazítják az új követelményekhez. Ez kevésbé radikális és az érintett szervezetek bevonásával történik. A munkatársak aktív részvétele miatt a módositásokat a szervezet könnyebben befogadja, nagyobb az esélye, hogy a változtatások megfelelően működni fognak.